Věta, kterou jsem slyšela mnohokrát a mnohokrát jsem jí sama řekla. Kdysi mi někdo řekl, že excel je jeden z nejpodceňovanějších programů. Nevím jestli to je pravda, já jsem při setkání s ním měla spíš pocit, že já se přeceňuji. Nikdy jsem ho neměla ráda a nikdy jsem s ním neuměla pořádně pracovat. Většinou jsem ho vydržela používat týden, pak jsem se na to vykašlala.
Pocit, že excel nikdy nebudu můj oblíbený program jsem v sobě definitivně utvrdila ve chvíli, kdy mi kdysi jeden konzultant připravil tabulku, která nejen, že měla asi osm listů a pět set řádků a vzorce, které jsem vůbec nechápala, ale v jedné části uměla automaticky zabarvovat různá políčka různými barvami na různých listech. Vesmír. Vzdala jsem to.
Vrátila jsem se k němu až před šesti lety, kdy jsem začala pomáhat organizacím s nastavováním strategií. A začala jsem ho mít ráda. Jak na to?
1. JE TO POMOCNÍK, NE TYRAN
Je až neuvěřitelné, jak se dovedeme trápit tabulkami, které nesnášíme, místo toho, abychom si je předělali tak, aby nám vyhovovali. Do bezvědomí sedíme u něčeho s čím se nám špatně pracuje a snažíme se to zlomit, místo abychom si zkusili najít svou cestu. Stačí jen otočit úhel pohledu – přizpůsobuji se já tabulce? Vážně? Nemám náhodou chtít přizpůsobit tabulku sobě? 🙂 Zkuste popřemýšlet čím vás excel tak rozčiluje. Je to blbá tabulka? Předělejte ji. Nerozumíte tomu? Najděte si kurz.
2. V JEDNODUCHOSTI JE SÍLA
Několikrát jsem se přistihla, že když je tabulka moc jednoduchá, tak mám pocit, že je málo dobrá. Je to blbost. Čím jednodušší, tím lepší. Samozřejmě, že excel umí spoustu sofistikovaných vzorců, ale ty já třeba moc neumím. Využívám tabulku k rozpočtům, plánování termínů kurzů nebo kampaní. Je to přehledné a jednoduché a samo to počítá co potřebuji a to mi v tuhle chvíli stačí 🙂
3. ROZPOČET
Když jsme u toho excelu, máte dobře zpracovaný rozpočet? Na kurzech se potkáváme s tím, že rozpočet se udělá na začátku roku a tím to hasne. Daleko jednodušší práci budete mít ve chvíli, kdy to bude živý dokument. A k tomu je excel opět skvělý a přehledný pomocník. Znát své cash flow, umět během pár vteřin zjistit rozložení zdrojů a co se stane, kdy některý z nich vypadne, mít přehled o tom, jak finance v organizaci plynou. Užitečné a díky excelu jednoduché. Jednou jsem byla v organizaci, která měla rozpočet ve wordu…..fakt :-))
Teď je ideální čas plánovat si rozpočet na rok 2020 a také od září na oslovování partnerů, protože ti na podzim také plánují rozpočty na příští rok. Zkuste si do konce prázdnin vytvořti jednoduchý vzor rozpočtu vaší organizace na rok 2020 (na webu jistě najdete vzory zdarma) a zaneste do něj plánované příjmy i výdaje. I to vám ulehčí jednání s potenciálními partnery – vědět co chci a na co to chci 🙂
4. SYSTÉM
Opakuji to skoro v každém textu, systém je prostě základ pro všechno a každý si musí najít ten svůj. Zkuste začít tím, že popřemýšlíte, k jakým procesům ve vaší organizaci by mohl být excel prospěšný vám a podle toho uvažujte o jeho využití. Na rozpočet a jeho správu je excel skvělý. Můžete si plánovat příjmy a výdaje a mít přehled, jak na tom jste. Skvěle využitelný je i na databázi kontaktů. Pomocí jednoduchých filtrů si můžete průběžně zjišťovat nejrůznější informace. Jak vám příznivci přibývají, odkud přicházejí, kolik lidí a s čím se na vás obrací. To jsou všechno skvělá čísla, která zajímají potenciální partnery. Jsou to jasná fakta o vaší práci. A to se počítá 🙂
5. KURZY NA EXCEL
Nedávno se nás jedna paní na kurzu ptala, jestli nějaký kurz na excel nechystáme. Zatím ne, ale kdybyste hodně chtěli, můžeme nějaké tabulkového mága povolat. Napište nám!
SB